Введение электронных трудовых книжек в России запланировано на 2020 год. Информационный портал «Пронедра» разбирался в нюансах новшества.
Прежде всего, отметим, что в качестве нормативного основания для перехода на электронные трудовые книжки выступят следующие федеральные законы, вносящие соответствующие поправки:
- Трудовой кодекс России.Его пополнит статья 66.1, устанавливающая непосредственно возможность ведения сведений о трудовой деятельности и о трудовом стаже гражданина в электронном формате.
- Закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.В этом документе будет зафиксировано обязательство работодателей предоставлять специалистам Пенсионного фонда (ПФР) новые отчеты. По сути, они и станут воплощением трудовой книжки в электронном виде.
- КоАП России.В этом кодексе закрепят ответственность работодателей за нарушения сроков предоставления информации и за предоставление неполной, а также недостоверной информации о трудовой деятельности и о стаже работников.
- Как работодателям перейти на электронные трудовые книжки: что нужно знать
- Россиян переводят на электронные трудовые книжки
- Что предписывают новые законы
- Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки
- Электронная трудовая книжка: что это?
- Как посмотреть записи в электронной книжке?
- Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?
- Как сведения будут передаваться в ПФР?
- Как подготовится к переходу на электронные книжки?
Как работодателям перейти на электронные трудовые книжки: что нужно знать
Новый отчет необходимо будет предоставлять ПФР ежемесячно в течение 2020 года, а уже с 2021-го — не позднее следующего рабочего дня после приема работника в штат либо после увольнения. Какие-либо бланки при этом не потребуются: разработчики программного обеспечения все сделают за вас. Работодатель должен будет только обновить свои программы, после чего он сможет формировать отчеты автоматически.
Сотрудники предприятия должны быть письменно проинформированы об изменениях в трудовом российском законодательстве, а также о своем праве на сохранение бумажных трудовых книжек. Помните: переход на электронные документы носит исключительно добровольный характер. Факт согласия или несогласия каждого сотрудника должен быть подтвержден его подписью.
Эксперты не исключают также, что работодатели вынуждены будут внести изменения в локальные нормативные акты и в коллективные договоры. Вероятно, они должны будут соответствовать обновленному законодательству.
Россиян переводят на электронные трудовые книжки
По инициативе правительства России в Госдуме будут рассматривать 2 законопроекта, касающихся трудовых книжек. Законопроекты предлагают отказаться от привычных всем трудовых книжек и перейти на их электронный вариант. То есть все необходимые данные о работниках будут храниться в электронном виде.
О необходимости данной реформы говорил премьер-министр РФ на последнем заседании Кабмина. Он сказал, что оформление традиционных трудовых книжек занимает лишнее время и средства. Поэтому необходимо в этом вопросе начать использовать современные технологии, отказываясь от устаревших методов.
Что предписывают новые законы
Согласно первому законопроекту, работодателю необходимо создать базу данных, в которой будет храниться информация о каждом работнике, то есть, профессия, сколько лет работает, по какой причине был уволен, куда переведен, каким образом был поощрен или наоборот, наказан руководством предприятия и так далее. Если трудовой договор будет разорван, в сведениях должна быть указана его причина. Всю эту информацию работодателю необходимо предоставлять в систему Пенсионного Фонда.
Другой законопроект обязывает работодателей, начиная с 2020 года передавать Пенсионному Фонду такие же данные о работе лиц, имеющих страховку. Те, кто захочет, чтобы вся информация о нем по-прежнему велась традиционным способом, должны уведомить об этом соответствующим заявлением до конца следующего года. Тогда в 2021 году новые трудовые книжки для них вводить не будут. Остальным же работникам выдадут бумажные книжки, а сведения о трудовом стаже будет учитываться в электронном виде. Для поступающих на работу впервые будут сразу заводить электронный вариант трудовой книжки.
Также последний закон предусматривает административную ответственность за несвоевременное предоставление информации о работниках или за неполные, или неточные данные.
Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Сейчас она ведется исключительно в бумажной форме. С 2020 года планируется перевод ее в электронный формат, и законопроект уже прошел первое чтение. К чему готовится работодателям, расскажем в статье.
Национальный проект «Цифровая экономика» набирает обороты и цифровизация затрагивает многие сферы нашей жизни. Трудовые отношения не исключение. Первые шаги были сделаны еще в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена глава, регулирующая труд дистанционных работников и устанавливающая возможность подписания трудового договора электронной цифровой подписью.
Проект Федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде) предлагает с 2020 года вести трудовые книжки в электронной форме. В связи с этим законодатели хотят скорректировать и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», поскольку именно Пенсионный фонд аккумулирует сведения о трудовом стаже работников.
Электронная трудовая книжка: что это?
С нового года работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений и исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.
Скажем сразу, сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный период.
В 2020 году работники смогут сделать выбор, в каком виде вести их трудовую книжку. Вместе с тем при трудоустройстве впервые с 2021 года все сведения о периодах работы изначально будут размещаться только в электронном виде без бумажного оформления.
Согласно ст. 66.1, которую планируется ввести в Трудовой кодекс, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника станут основной информацией. В них войдут сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора. Такие сведения работодатель обязан будет передавать в информационную систему ПФР.
Как посмотреть записи в электронной книжке?
Те работники, которые выберут для себя цифровой формат трудовой книжки, смогут ознакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности онлайн. Законодатели предлагают несколько вариантов получения таких сведений.
|
Способ получения сведений |
Формат предоставления сведений |
|---|---|
| У работодателя по последнему месту работы (за период работы у него) | На бумажном носителе или в форме электронного документа |
| В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) | На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом |
| В Пенсионном фонде | На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа |
| С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (на сайте госуслуг) | В форме электронного документа |
Какие сведения будут вноситься в электронную книжку?
Согласно проекту Федерального закона № 748744-7 в ПФР работодатели будут передавать данные о:
- о месте работы лица (наименование работодателя и сведения о его переименованиях);
- о выполняемой им работе и периодах работы (должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), структурное подразделение);
- о датах приема, увольнения, перевода на другую работу (с указанием реквизитов приказов и иных документов, являющихся основанием для оформления кадровых мероприятий).
- об основания прекращения трудового договора.
Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений, которые сейчас вносятся в бумажную форму.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставить работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у предыдущего работодателя на бумажном носителе или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.
Как сведения будут передаваться в ПФР?
Сведения можно будет передать в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. Если численность работающих в учреждении за предшествующий отчетный период (месяц) составляет 25 и более лиц, сведения представляются на работников в форме электронного документа. В таком же порядке сведения о трудовой деятельности могут представляться работодателем, у которого менее 25 работников.
Фонд уже разработал форму, по которой работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности, – СЗВ-ТД. Соответственно, с нового года у работодателей увеличится количество отчетов, формируемых и передаваемых в ПФР.
Сведения будут подаваться обо всех принятых и уволенных работниках, а также о работниках, попавших под кадровые изменения (например, перевод). С 2020 года сведения нужно передавать ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Значит, первый отчет надо будет сдать до 15 февраля 2020 года. С 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.
Работнику сведения будут выдаваться тоже по определенной форме – СЗИ-ТД. Она будет формироваться и представляться:
1) в период работы по заявлению работника в письменном виде или путем направления в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты последнего – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления, за исключением работников, в отношении которых ведется трудовая книжка;
2) при увольнении работника – в день прекращения трудового договора.
Отметим, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, сможет предоставлять работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, или в МФЦ, ПФР, на сайте госуслуг.
Как подготовится к переходу на электронные книжки?
Повторимся, что переход будет плавным и стартует в 2020 году. Чтобы все прошло гладко, необходимо следующее.
- Уведомить работников об изменениях в законодательстве. Работники уведомляются в письменной форме. Важно указать, что уже с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР в рамках новой персонифицированной отчетности. При этом сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде только с персонального согласия человека. То есть нужно будет прописать право выбора работника по заявлению на ведение трудовой книжки на бумажном носителе.
К сведению:
Следует сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается, она будет выдана ему на руки и сведения о его трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.
Не советуем направлять такое уведомление в 2019 году: законодатели могут уточнить требования к содержанию.
- Проанализировать имеющиеся локальные нормативные акты на предмет необходимости их изменения. Если это необходимо, лучше сделать это сейчас, поскольку, возможно, понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично нужно поступить с коллективным договором.
* * *
Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю нужно будет передавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. С 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения работника сведения будут передаваться не позднее рабочего дня, следующего за этим днем.